AI-driven processoptimering inom rekrytering.
Bank- och finansnära mjukvarubolag
Arbetade som facilitator och processledare i ett tvärfunktionellt AI- och processoptimeringsprojekt med fokus på rekryteringsprocessen.
Ledde arbetet med att analysera verksamhetens workflow, identifiera operativa utmaningar samt skapa samsyn mellan IT, HR och verksamheten kring hur AI skulle kunna användas för att effektivisera rekryteringsarbetet.
Utmaningen
Organisationens IT-avdelning hade tagit fram ett initialt förslag kring AI-implementation i rekryteringsprocessen. Förslaget möttes dock av motstånd från HR och andra verksamhetsområden, som upplevde att lösningen inte fullt ut adresserade deras faktiska behov och arbetssätt.
Jag blev involverad för att:
- undersöka om AI-förslaget var rätt väg framåt,
- skapa samsyn mellan avdelningarna,
- identifiera vilka problem som faktiskt behövde lösas,
- samt facilitera fram lösningar kring hur dessa problem kunde adresseras med hjälp av AI.
Utmaningen handlade inte bara om teknik — utan om förändringsledning, kommunikation och att skapa gemensamt ägarskap kring en framtida lösning.
Definiera riktning
En fem veckor lång sprint
Efter en initial analys föreslog jag att projektet skulle genomföras som en fem veckor lång sprint med fokus på fyra huvudområden.
Det var viktigt att processen förblev öppen och utforskande — målet var inte att validera IT-avdelningens ursprungliga lösning, utan att hitta den lösning som skapade störst värde för organisationen.
Förstå verksamheten på djupet
Designade och faciliterade workshops samt individuella intervjuer med deltagare från flera delar av organisationen. Totalt deltog cirka tio personer från olika funktioner.
Workshopsen skapade ökad förståelse mellan avdelningarna då deltagarna fick insyn i varandras processer, prioriteringar och utmaningar.
- nuvarande arbetsflöden
- manuella moment
- flaskhalsar
- kommunikationsutmaningar
- områden där AI och automatisering kunde effektivisera arbetet
Lösningsdesign tillsammans
Efter analysfasen sammanställde jag insikter och faciliterade gemensamma workshops där IT-teamet tillsammans med verksamheten utforskade möjliga lösningar.
Deltagarna delades in i mindre grupper som arbetade fram olika AI-koncept och förbättringsförslag kopplade till identifierade problemområden. Varje grupp presenterade sina lösningar och tillsammans enades organisationen om en gemensam riktning som kombinerade styrkorna från flera olika idéer.
Förankrade beslut
När lösningen presenterades för ledningen fanns redan stark organisatorisk förankring eftersom både verksamheten och IT hade deltagit aktivt i att forma beslutet.
Faciliterade tvärfunktionella workshops och arbetsmöten.
Designade och ledde analyser av processer och behov.
Strukturerade projektupplägg och arbetsprocess.
Modererade dialog mellan IT, HR och verksamhet.
Sammanställde insikter och identifierade förbättringsområden.
Stödde framtagning av AI-relaterade lösningsförslag.
Bidrog till organisatorisk samsyn och förändringsarbete.